सिस्टम प्लानिंग (system Planning) क्या है? सिस्टम प्लानिंग के विभिन्न कंट्रोल (Control) क्या है।

नमस्कार दोस्तों आपका मेरे ब्लॉग पोस्ट पर स्वागत है आज आपको बहुत ही जरूरी पोस्ट सिस्टम प्लानिंग (system Planning) क्या है? सिस्टम प्लानिंग के विभिन्न कंट्रोल (Control) क्या है। सिस्टम के लिए कार्यकारी योजना बनाने में सिस्टम प्रतियोगिताओं यूजर की भूमिका आवश्यक तथा काफी महत्वपूर्ण होती है क्योंकि प्रतियोगिता यूजर ही सिस्टम की पूर्ण आवश्यकताओं को सही तरह से परिभाषित कर सकते हैं सूचना सिस्टम की कार्यकारी योजना सिस्टम की उद्देश्यों तथा व्यावसायिक योजनाओं को पूर्ण समर्थन देना चाहिए तथा संगठन के प्राथमिकताओं की आधार पर अनुप्रयोग के चयन प्रक्रिया करनी चाहिए  के बारे में बताने की पूरी कोशिश करेगे ताकि आपकी इस पोस्ट से रिलेटेड कोई मदद हो सके और आप इसके बारे में अच्छे से जान सके

सिस्टम प्लानिंग (system Planning) क्या है?

एक सूचना सिस्टम को पूर्ण विकसित करके परिचालक करने में तीन से चार साल का समय लगता है यह समय इतना ज्यादा है कि कई संगठन इस बीच अपना व्यापार करके बंद भी हो जा हो सकते हैं ऐसे में यदि कोई संगठन बंद ना भी हो तो कम से कम उसकी सूचना आवश्यकता में परिवर्तन अवश्य हो जाता है।

अर्थात चार वर्ष बाद जब सूचना सिस्टम प्रबंधकों को जन सूचना आवश्यकताओं को पूर्ण करने के लिए बनकर तैयार होगा वे सूचना आवश्यकता है बदल जाएंगे तथा अवशोचना सिस्टम उन सूचनाओं को प्रक्रिया करके तैयार करेगा जिनकी उन्हें आवश्यकता ही नहीं है इसका मतलब यह है कि इतना समय तथा धन खर्च करके एक सूचना सिस्टम बना है और वह भी बनते ही किसी काम में आया तो सभी प्रयास अंत में बेकार साबित हो गए।

इस समस्या का एक ही हल है और वह है सिस्टम नियोजन सिस्टम प्लानिंग एक लंबे समय की योजना बनाकर अपनी भविष्य की सूचना आवश्यकता का पूर्वानुमान लगाकर सिस्टम विश्लेषक को बताया जा सकता है ताकि वह सिस्टम विकास प्रक्रिया में उन सभी जरूर को भी शामिल कर ले और एक ऐसा सूचना सिस्टम विकसित करें जो की एक लंबे समय तक प्रयोग में लिया जा सके।

सिस्टम प्लानिंग के विभिन्न कंट्रोल (Control)-

सिस्टम योजना के आधार (Base for system planning)- किसी भी सूचना सिस्टम को विकसित करने में योजना प्लानिंग का बड़ा महत्व है इसके मुख्य कारण निम्नलिखित है-

1. व्यापारिक संगठनों में सूचना को भी अन्य संसाधनों जैसे धन, व्यक्ति, मशीन, माल तथा तकनीक की भांति एक महत्वपूर्ण संसाधन माना गया है सूचना व संसाधन है जिसके आधार पर कई महत्वपूर्ण निर्णय लिए जाते हैं जो कि संगठन के भविष्य को प्रभावित रहते हैं अतः यदि सूचना आवश्यकता के लिए पहले से कोई कार्य योजना नहीं बनाया जाए तो सूचना सिस्टम से व्यस्त की सूचना प्राप्त होगी जिसका कोई उपयोग नहीं किया जा सकता है।
2. एक कार्य कुशल तथा प्रभावशाली सूचना सिस्टम वह होता है जो की विभिन्न प्रकार की मशीन कंप्यूटर से आदि से सुसज्जित हो तथा पूर्णता स्वचालित हो सूचना सिस्टम के लिए यह सभी साजू-सामान लाने में काफी अधिक धनराशि खर्च होती है ऐसे में यदि प्रभावी कार्य योजना के अभाव में यदि सिस्टम उन उसे प्रकार कार्य न करें जैसे कि प्रबंधन करते हैं तो खर्च किया गया धन बेकार चला जाएगा।
3. एक जटिल तथा लंबी अवधि में बनकर तैयार होने वाले सूचना सिस्टम बनकर तैयार किया जा सकता है जो कि साझा डेटाबेस प्रयोग करके संगठन के सभी उप-सिस्टम को साझे रूप में सूचना उपलब्ध करा सके।

योजना के आयाम (Dimensions of Planning)- एक लंबी अवधि की कार्य योजना एक सूचना सिस्टम के विकास के लिए सबसे महत्वपूर्ण है सूचना सिस्टम के लिए योजना के दो आयम है।

1. नीतिगत योजना

सूचना सिस्टम के कार्य योजना का निर्माण संगठन की सामान्य व्यापार की नीति के अनुसार होना चाहिए अर्थात कार्य योजना संगठन के मूल उद्देश्यों को ध्यान में रखकर बनाई जानी चाहिए नीतिगत कार्य योजना के दो पहलू हैं-

• समय अवधि (Time Horizon)

नीतिगत कार्य योजना का यह पहले इस बात को निश्चित करने के लिए होता है कि विकसित किए जाने वाले सूचना सिस्टम के निर्माण के समय अवधि क्या होगी वह एक अल्पावधि, मध्यवर्ती या लंबी अवधि का सूचना सिस्टम हो सकता है।

• केंद्रीय बिंदु (Focus Point)

नीतिगत कार्य योजना का पहला या निर्धारित करने का कार्य करता है कि विकसित किए जाने वाला सूचना सिस्टम किस प्रकार स्टार के प्रबंध मैनेजमेंट को केंद्रीय बिंदु मानकर बनाया गया है केंद्रीय बिंदु के आधार पर मुख्य प्रकार की सूचना सिस्टम विकसित किया जा सकते हैं।

नीतिगत सूचना सिस्टम-

यह सिस्टम उच्च स्तरीय संबंध प्रबंधकों की सूचना आवश्यकता पूर्ति के लिए बनाया जाता है इस स्तर पर आने वाली सभी समस्याओं के समाधान हेतु तथा इस स्तर के प्रबंधकों द्वारा लिए जाने वाले नोएडा हेतु इस सूचना सिस्टम का निर्माण किया जाता है।

प्रबंधकीय सूचना सिस्टम-

यह सिस्टम नाम स्तरीय प्रबंधकों की सूचना आवश्यकता पूर्ति के लिए बनाया जाता है इस स्तर पर आने वाली सभी समस्याओं के समाधान हेतु तथा इस स्तर के प्रबंधकों द्वारा लिए जाने वाले निर्णय हेतु इस सूचना सिस्टम का निर्माण होता है।

2. कार्यकारी योजना

किसी भी नीतिगत योजना को कार्य रूप में प्रेषित करने के लिए कार्यकारी योजना बनाई जाती है यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें एक निश्चित योजना एक निश्चित अवधि के लिए बनाई जाती है यह समानता 1 वर्षीय एक निश्चित अवधि के लिए बनाई जाती है यह समानता एक आवश्यक योजना है जिसमें लंबी अवधि की आवश्यकताओं को तोड़कर छोटे-छोटे कार्य योजना में बदल जाता है तथा उनके आधार पर दैनिक क्रिया का निर्धारण किया जाता है सूचना कार्यकारी योजना व्यवसाय की योजना तथा संगठन के प्राथमिकताओं में परस्पर संबंध को वामोन डेविस  तथा watherbe ने एक त्रिस्तरीय मॉडल बन कर दर्शाया है।

1. नीतिगत सिस्टम योजना
2. सूचना आवश्यकता विश्लेषण
3. स्रोतों का निस्तारण

सर्वप्रथम स्तर में सूचना सिस्टम के कार्य योजना को व्यवसाय की नीतिगत योजना से जोड़ा जाता है दुसरे स्तर में संगठन के सिस्टम से आवश्यकताओं को पहचान कर सूचना सिस्टम के विकास प्रक्रिया में दिशा निर्देश दिए जाते हैं तीसरी व अंतरिम चरण में सूचना सिस्टम को बनाने तथा परिचालक करने में आवश्यक हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, वित्तीय, फाइनेंशियल, मानव आदि संसाधनों को पहचान कर उन्हें नियमित किया जाता है।

सिस्टम विकास के जीवन चक्र में प्रथम चरण आरंभिक जांच है जिसमें निम्नलिखित कार्य किए जाते हैं।

1. सूचना सिस्टम की आवश्यकता की जांच
2. प्रतियोगिता की सूचना आवश्यकता का निर्धारण
3. बैकलीपिक समाधानों का विश्लेषण
4. संभव वक्त के जांच

प्रारंभिक जांच का मुख्य उद्देश्य या निर्धारित करना है की सूचना सिस्टम से संबंधित यूजर की मांग उचित है या अनुचित है तथा इसके बाद या निर्धारित करने की मांग के उचित होने की स्थिति में क्या करना है जैसे एक नई सूचना सिस्टम का निर्माण करें या वर्तमान सिस्टम को ही रूपांतरित करें या वर्तमान सिस्टम को यथावत बनाए रखें यूजर को अपनी आवश्यकता बताने के लिए एक प्रार्थना पत्र भरना पड़ता है जिसमें मुख्यतः निम्नलिखित जानकारी होती हैं-

1. जिस कार्य को करना है उसका नाम
2. प्रार्थना किए गए कार्य की प्रकृति/प्रकार
3. कार्य दिए जाने की तिथि
4. कार्य पूर्ण हो जाने की तिथि
5. कार्य का उद्देश्य
6. कार्य के होने पर संभावित लाभ
7. मुख्य इनपुट, आउटपुट का विवरण
8. प्रार्थना करने वाले व्यक्ति की पहचान (नाम, हस्ताक्षर, विभाग, फोन नंबर आदि)
9. कार्य करने की स्वीकृति लेने वाले व्यक्ति की पहचान (नाम, हस्ताक्षर, विभाग, फोन नंबर आदि।

FAQ 

1. एक निश्चित योजना किस निश्चित अवधि के लिए बनाई जाती है ?

एक निश्चित योजना एक निश्चित अवधि के लिए बनाई जाती है यह समानता 1 वर्षीय एक निश्चित अवधि के लिए बनाई जाती है यह समानता एक आवश्यक योजना है।

2. नीतिगत कार्य योजना का यह पहले किस बात को निश्चित करने के लिए होता है ?

नीतिगत कार्य योजना का यह पहले इस बात को निश्चित करने के लिए होता है कि विकसित किए जाने वाले सूचना सिस्टम के निर्माण के समय अवधि क्या होगी वह एक अल्पावधि, मध्यवर्ती या लंबी अवधि का सूचना सिस्टम हो सकता है।

3. एक कार्य कुशल तथा प्रभावशाली सूचना सिस्टम वह होता है ?

एक कार्य कुशल तथा प्रभावशाली सूचना सिस्टम वह होता है जो की विभिन्न प्रकार की मशीन कंप्यूटर से आदि से सुसज्जित हो।

Concluson (निष्कर्ष)

तो दोस्तों आपको मेरी ये पोस्ट सिस्टम प्लानिंग (system Planning) क्या है? सिस्टम प्लानिंग के विभिन्न कंट्रोल (Control) क्या है। केसी लगी आशा है की आपको पसंद आई होगी और हेल्पफुल रही होगी इस पोस्ट से रिलेटेड जानकारी के लिए मुझे comment करे तथा अपने दोस्तों के साथ शेयर जरूर करे।